控制就是監(jiān)督機構內的各項活動,以保證他們按計劃進行并糾正各種重要偏差的過程。其目的是要確保各個員工都朝著既定的目標前進和發(fā)展,以及盡早把錯誤改正過來。
如果所有上述管理過程進行十分順利,則不需要進行控制工作,但事實上這是不可能的。控制活動主要涉及建立控制標準、衡量執(zhí)行情況和采取糾正措施來完成。
(一)建立控制標準
建立標準是實現(xiàn)有效控制的基礎。實驗室應盡可能地為各項工作建立標準,以評價工作的執(zhí)行情況。由于管理者不可能對所有過程進行監(jiān)督并與標準進行對照,故應挑選出一些關鍵的控制點,通過對他們的衡量和監(jiān)督實現(xiàn)對全部活動的控制。如在實驗室的質量管理中,建立室內質量控制標準,用標準差或變異系數(shù)檢測檢驗的重復性是否良好。
(二)衡量執(zhí)行情況
實驗室管理者可以通過個人觀察、統(tǒng)計報告、書面報告等形式收集實際工作的數(shù)據(jù),了解和掌握工作的實際情況,并與標準進行比較,衡量實際工作與已制定標準是否存在差距。
1.個人觀察沒有任何其他方法能取代管理者直醫(yī)學教丨育網(wǎng)整理接觀察工作狀態(tài)和與工作人員接觸以了解其實際活動,因為這樣可獲得第一手資料,避免了可能出現(xiàn)的遺漏、忽略和失真。進行現(xiàn)場調查和觀察時,應準備好調查提綱,選擇恰當?shù)臅r間,采取靈活多樣的形式,如召開座談會、個別訪問等。
2.統(tǒng)計報告將日常實際工作采集到的大量數(shù)據(jù)以一定的統(tǒng)計方法進行加工處理后可制成多種報告。特別是引入計算機技術后,這類報告有可能得出一些深層次信息和結論,如通過每月室內質控圖表不難看出實驗室質量存在問題和發(fā)展趨勢。從室間質評機構發(fā)回的室間質評結果不僅可以知道自己實驗室的準確度,還可以了解到各類儀器性能的優(yōu)劣。因此實驗室管理者在進行科學管理時越來越多地依靠報表來衡量實驗室的實際工作情況并由此發(fā)現(xiàn)存在的問題;
3.書面報告在既往管理者往往要求下級對一些工作和情況作出口頭報告,隨之給以口頭指示。這類方式有一定的隨意性,一旦出現(xiàn)分歧和問題,往往無法說清?,F(xiàn)代化的實驗室目前更多地采用書面報告和批復的方式,既便于存檔復查,又便于弄清問題。
在實際工作中還存在一些其他類型的方法,例如抽樣檢查等,管理者可以靈活加以應用。在此階段最重要的是管理者應設法保證所獲取的信息具有準確性、及時性、可靠性和適用性。
(三)糾正行動
控制過程的最后一項工作是采取糾正行動。最常用的是除外控制(control by ex-deption),也就是糾正由標準與實際工作成效的差距產生的偏差。糾正偏差的方法有兩種:要么改進工作,要么修改標準。
1.改進工作:這是最常用的方法。首先應分析問題所在和偏差產生的原因,然后采取相應的行動,如改變檢測方法、變動實驗室內部結構、改變人力資源分配等。
2.修訂標準:在少數(shù)情況下,偏差是由于標準制定不合適引起。例如不對具體檢驗項目進行分析,就將Wesgard所有質控規(guī)則應用于檢測項目的室內質控工作中,其結果必然是引起假失控現(xiàn)象的出現(xiàn),令工作人員無法操作和遵守。此時管理者就應適時修改標準。過高的實現(xiàn)不了的標準會影響檢驗人員的士氣,而過低的標準會引起檢驗人員的懈怠。但是修訂標準時必須慎之又慎,因為它的影響面較大。
采取管理行動或者糾正偏差是控制過程的最后環(huán)節(jié),也是其他管理工作與控制過程的連接點。管理人員可以通過實驗室信息系統(tǒng)(Laboratory Information System)來協(xié)助實驗室的有效管理。
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